Je intranet anders indelen om vlotter samen te werken? Bij 11.11.11 weten ze er alles van.

Met nieuwe software kun je vaak stukken efficiënter werken, maar trap niet in de val van de eerste autobouwers. (Die maakten gewoon koetsen met een motor waar het paard vroeger zat, in plaats van een écht nieuw voertuig te ontwerpen.) Overschakelen naar nieuwe technologie is een ideaal moment om ook je werkwijze eens tegen het licht te houden – en uiteraard te verbeteren. Dat is exact wat ze bij de non-profitorganisatie 11.11.11 hebben gedaan toen ze overschakelden op Office 365 van Microsoft.

Raf Vanhoren, O365 expert bij SII Belgium, mocht samen met zijn team het intranet van 11.11.11 onder handen nemen. De organisatie wilde oorspronkelijk alle informatie gewoon overzetten op het nieuwe systeem, maar SII Belgium adviseerde enkele grote vernieuwingen om de medewerkers nog efficiënter te kunnen helpen.

Sorteer documenten volgens functie

Wie investeert in het migreren van data kan best meteen goed nadenken over de indeling ervan. 11.11.11 ging samen met SII Belgium aan de slag om alles te sorteren. Er werd grondig bekeken welke documenten nog dagelijks gebruikt werden en welke naar een makkelijk doorzoekbaar archief konden verhuizen. Sommige bestanden dienden vooral ter raadpleging en andere moesten blijvend kunnen evolueren.

“Samen met 11.11.11 dachten we goed na over de plaats en de lifecycle van een document. We gaven hen de mogelijkheid om documenten te taggen, de zoekfunctie optimaal te benutten en documenten te kunnen delen. Dankzij ShareGate konden ze heel wat data zelf migreren naar de best werkbare plek”, vertelt Raf Vanhoren, die het project leidde, “Dankzij de managed metadata navigation (de tags dus) vormen zich virtuele mappen en zijn de documenten in de meest recente versie op verschillende plaatsen terug te vinden in een virtuele folderstructuur.”

Verdeel in bureaus, winkels, werkgroepen en projecten

In plaats van de klassieke mappenstructuur ontstond een intranet dat opgedeeld werd in vier secties. In de bureaus werken de leden van een zelfde afdeling samen, het is een eigen ‘werkplek’ waarin op documenten kan worden samengewerkt. Eens een document in definitieve versie is én bestemd of toegankelijk mag zijn voor leden van andere afdelingen, wordt het in PDF-vorm opgeslagen in de winkel van de desbetreffende afdeling zodat iedereen dit kan consulteren. Een vakantie-aanvraag vind je bijvoorbeeld in de winkel van de HR-afdeling. Ook diverse handleidingen worden op die manier aangeboden.

In de nabije toekomst komen er ook werkgroepen die doorlopende projecten zullen bevatten waaraan medewerkers van verschillende afdelingen samenwerken. Een jaarlijks event, een jaarlijkse campagne, terugkerende brochures: dat soort zaken. Wie betrokken is bij de werkgroep vindt hier alles van de voorgaande jaren terug en kan actief meewerken op de actuele documenten. Voor tijdelijke opdrachten ten slotte komen er weldra ook projecten. Hier zullen projectmedewerkers de documenten terugvinden waarop ze kunnen collaboreren, eventueel ook met andere teams of diensten en ook externe partijen.

Zorg voor een handige homepage

De hoofdpagina van het intranet is gelijk voor iedere medewerker. De URL werd ingesteld als standaard startpagina op alle computers. Medewerkers die aanloggen krijgen automatisch de laatste nieuwtjes voorgeschoteld en zien meteen de evenementenkalender. Dit maakt de wekelijkse nieuwsbrief overbodig. Een eventuele dienstmededeling kan bovenaan geplaatst worden. Zo is iedereen altijd onmiddellijk op de hoogte.

Via het keuzemenu op die homepage komt de medewerker na één klik terecht op zijn of haar gepersonaliseerde werkplek. De vier knoppen – Winkel, Bureau, Werkgroep of Project – leiden meteen naar de juiste locatie.

“We hebben intensief met 11.11.11 samengewerkt en hun medewerkers begeleid en opgeleid. Ze kunnen ons uiteraard altijd contacteren voor onderhoud, aanpassingen of verdere vragen. We zien dat de nieuwe SharePoint meer gebruikt wordt dan vroeger, en dat er ook meer met externen op samengewerkt wordt. Daarnaast is ook de vraag naar IT-ondersteuning voor het intranet drastisch verminderd. Dat betekent tijdswinst voor alle partijen”, zegt Raf Vanhoren.

Ook geïnteresseerd in een hele nieuwe kijk op SharePoint en het intranet van je organisatie? We helpen je graag verder.

Ik neem contact op

 

Photo by rawpixel.com on Unsplash

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s