SharePoint & OneDrive: een gelukkig huwelijk Pt.2

Posted by

Part 2/2 – Eerder vertelden we jullie al over de mooie relatie tussen OneDrive For Business en SharePoint Online, waarbij vooral OneDrive for Business werd besproken. The story continues, maar vandaag is het natuurlijk de beurt aan SharePoint Online om in de spotlights te staan!

SharePoint (online): De belangrijke ruimtes in het huis worden samen opgevuld met gezamenlijke items

Daar waar OneDrive For Business, de persoonlijke items gaat beheren, dienen we met SharePoint vooral te focussen op het beheer van gezamenlijke informatie-items.
SharePoint is binnen het geheel vooral te bekijken als pur-sang samenwerkingsplatform, waar zowel team-, alsook projectruimtes worden opgezet.

Het spreekt voor zichzelf dat dit een gecontroleerd geheel dient te vormen, waarbij men rekening houdt met aspecten als:

  • Delen van bestanden/informatie
  • Gecontroleerd bewerken van informatie/documenten
  • Versie- en toegangsbeheer

Laten we SharePoint (Online) beschouwen als de belangrijke ruimtes in huis, waar iedereen zijn toegevoegde waarde kan aanbrengen, op een volgens gemaakte afspraken manier van werken.

SharePoint bestaat dan ook voor de langdurige samenwerkingsverbanden, waarbij men in regels en reglementen vastlegt wat, waar, wanneer en door wie wordt aangereikt en beheerd. Hierdoor kunnen, mede dankzij de rapporteringen binnen SharePoint (Online) conflicten vermeden worden en kan men indien nodig teruggrijpen naar voorgaande situaties (versiebeheer).

Groups: een geplande gezamenlijke aankoop

Dankzij Groups (en derhalve ook Planner) binnen Office 365, wordt aan een groep van mensen de kans geboden om op een minder formele manier toch samen aan een tijdelijk doel te werken.

Groups biedt gebruikers de mogelijkheid om op een éénvoudige manier een tijdelijk samenwerkingsverband op te zetten, waarbij iedereen binnen het selecte gezelschap toegang krijgt tot:

  • Een gezamenlijke agenda
  • Een gedeelde mailbox, waarin men conversaties kan aangaan
  • Een lightweight projectplanner in de vorm van Planner (taken overzichten)
  • Het gebruik van een gezamenlijke OneDrive For Business

Het huwelijkscontract

In een goed huwelijk is een huwelijkscontract een goed idee om eventuele discussies te vermijden. Stel derhalve een interne policy op, bepaal hoe en door wie welke applicaties worden gebruikt en bepaal de regels rondom het gebruik van OneDrive For Business en SharePoint (Online).

De bron, de aard en de bestemming van de informatie/bestanden gaat dan ook bepalen waar deze dienen terecht te komen. Om de metafoor van het huwelijkscontract toe te passen op de verschillende applicaties kunnen we stellen dat:

  • OneDrive For Business de informatie zal omvatten die ten persoonlijke titel en zelf verworven was en derhalve in het beheer komt van de oorspronkelijke eigenaar
  • SharePoint (Online/ Team- en projectsites) zullen derhalve de informatie en bestanden omvatten die door de samenwerking van het huwelijk zijn tot stand gekomen en waarbij meerdere partijen hebben bijgedragen
  • Groups omvat het minder formele beheer. Deels te vergelijken met gezamenlijke aankopen met een tijdelijk karakter, waarbij iedereen zijn/haar steentje bijdraagt.

Op deze manier zorg je ervoor dat iedereen de bestaansredenen van de verschillende applicaties goed kent en dat ze op een éénduidige manier worden geconsumeerd.

Zodra iedereen goed en wel beseft wat elk systeem te bieden heeft, hoe men deze ten volle kan benutten, zal niemand nog op zoek moeten naar de flirten met de schaduw-IT-oplossingen zoals Dropbox en Google Drive.

Een goede basis voor een lang en gelukkig huwelijk.

Uniway, de ceremoniemeester voor uw huwelijk en notaris onder 1 dak.

Bovenstaand heeft duidelijk gemaakt dat er een duidelijke visie moet worden opgesteld, zoals bij een huwelijkscontract. Hiervoor kan U dan ook steevast beroep doen op Uniway. Dankzij onze jarenlange ervaring met dit type van projecten, mogen wij wel stellen dat wij U kunnen bijstaan bij het leggen van de fundamenten, tot en met het opnemen van de rol van ceremoniemeester om het huwelijk te bezegelen.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s