SharePoint & OneDrive: een gelukkig huwelijk Pt.1

Posted by

 

Part 1/2 – Doorheen de jaren heeft iedereen geflirt met de huis-, tuin- en keukenoplossingen om bestanden te kunnen delen. Deels omdat men op kantoor geen alternatieven kreeg aangeboden om grote bestanden te kunnen verzenden, deels uit onwetendheid van de ondersteunende diensten.

Vele van deze flirten zijn echter, zo is nadien gebleken, niet echt een veilige relatie geweest. Het delen van documenten willen we toch allen bekijken als het afsluiten van een gezond huwelijkscontract: het moet veiligheid bieden voor beide partijen, moet zorgen dat regels en afspraken worden nageleefd en vooral het mag niet een geforceerde indruk geven.

Laat ons even kijken welke alternatieven er zijn voor de losbandige, losse flirten voor Dropbox en Google Drive die worden geboden dankzij de applicaties van Office 365.

Huwelijkscontract: het wettelijk stelsel

Wat als we de informatie binnen een bedrijf bekijken als goederen die binnen een huwelijk worden aangekocht? Daarvoor gaan we alvast eens moeten kijken naar welk type informatie er beschikbaar is binnen een bedrijf en wat de bron is van deze informatie.

Heel wat informatie wordt bekomen doordat 1 persoon iets voor zichzelf aanmaakt, maar wel met het doel deze op 1 of andere manier ten gunste te stellen van een 2e persoon. Als we dit als een goed beschouwen dat wordt aangekocht binnen het huwelijk, zou men dit kunnen beschouwen als eigendom van 1 van beide partners.

Een tweede heel groot luik van informatie, is diegene die door meerdere mensen tegelijk wordt bekomen. Met andere woorden te vergelijken met een gezamenlijke aankoop van een goed.

Beide bovenstaande voorbeelden zijn makkelijk traceerbaar inzake bron en hebben een heel formeel karakter.

Binnen een huwelijk gaan ook heel veel aankopen een veel minder formeel karakter hebben. Sommige hiervan zijn dan ook vrij tijdelijk van aard. Denken we daarbij aan de maandelijkse gezinsaankopen, waarbij iedereen zijn tandje bijsteekt, teneinde deze met een tijdelijk karakter samen te kunnen nuttigen.

Het huwelijk in de praktijk

Indien we bovenstaand vertalen naar Office 365/SharePoint, OneDrive For Business en Groups, dan kunnen we volgende stellen:

  • Persoonlijke informatie wordt beheerd binnen OneDrive For Business
  • Gezamenlijke informatie met een formeel karakter wordt opgevangen binnen SharePoint (Online)
  • Gezamenlijke informatie met een minder formeel karakter wordt beheerd binnen Groups

Om een beeld te krijgen van hoe de consumptie en het aanleveren van goederen gebeurd, is er binnen Office 365 eveneens een scherprechter te vinden, Delve genaamd. Dankzij deze toepassing kan men op elk moment een zicht krijgen over wie zich met welke informatie bezighoudt en wat de besteding hierop is. Dit gaat evenzeer de verhoudingen tussen de partners weergeven.

OneDrive For Business: iedereen zijn/haar hobbykamer

Iedereen heeft zijn eigen plek nodig binnen een coherent geheel. Een plek waar men de zelf verworven eigendommen kan onderbrengen, kan beheren en bepalen wie er deze ruimte mag betreden.

Binnen het Office 365 verhaal, krijgt elke gebruiker 1 Tb aan eigen opslagruimte, een gigantische hobbyruimte, die men naar believen kan invullen.

Het gebruik van OneDrive For Business wordt volledig bepaald door de gebruiker zelf, deze kan zelf bepalen wat op welke manier wordt opgeslagen, kan opteren voor het delen van wat er zich hierbinnen bevindt (met inbegrip van met wie en hoe lang).

Vertaald naar informatie, levert OneDrive For Business volgende functionaliteiten voor de gebruiker:

  • Een opslagruimte die men zowel online alsook (door synchronisatie) offline kan beheren
  • Versiebeheer op de informatie die hierbinnen wordt opgeslagen
  • Controle over lees en schrijfrechten voor derden
  • Preventie voor gegevensverlies
  • Rapporteringen over wie welke informatie heeft gelezen, aangepast…

Indien men OneDrive For Business verrijkt door het gebruiken van Delve (met achterliggend de logica binnen OfficeGraph), krijgt men een totaalbeeld van de partner binnen het huwelijk. Niet enkel de eigendom, maar ook de persoon zelf en de activiteiten worden hiermee aan de buitenwereld zichtbaar gemaakt.

Volgende week (part 2) lees je op onze website hoe SharePoint op een efficiënte manier gebruikt kan worden voor het delen van documenten en hoe deze binnen dit Microsoft huwelijk past!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s